Informativa per il trattamento di dati personali

(ai sensi del Regolamento Europeo n°679/2016 e del D. Lgs. 196/03 e ss.mm.ii.)

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è:

– Fondazione Opere Antoniane – Hotel “Il Cantico”;

– Via di Santa Maria Mediatrice 25 – 00165 Roma (RM);

– e-mail: hotel@ilcantico.it.

Le Categorie di Dati personali

I dati oggetto di trattamento sono riconducibili alle seguenti categorie:

• dati anagrafici (nome, cognome, genere, luogo e data di nascita, nazione);
• dati di contatto (e-mail e numero di telefono);
• documento di riconoscimento (carta d’identità e/o passaporto),
• dati delle carte di credito / dati bancari.
• dati di utilizzo e traffico,
• immagini e/ o video.

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato dalla Fondazione Opere Antoniane – Hotel “Il Cantico” (di seguito anche solo “Hotel”) per le seguenti finalità:

1. fornire un riscontro alle richieste (preventivi, informazioni, ecc.) inviate tramite la sezione contatti o le e-mail disponibili sul sito web;
2. raccogliere e salvare informazioni sul dispositivo dell’Utente quando interagisce con il sito tramite l’utilizzo di cookie per fornire servizi di miglioramento o di misurazione dell’esperienza sul web, ecc.;
3. finalizzare la procedura di prenotazione degli utenti avvenuta su piattaforma online;
4. dare esecuzione alle misure precontrattuali e/o contrattuali per l’erogazione dei servizi alberghieri e servizi accessori;
5. adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali;
6. comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno;
7. ricevere e inoltrare messaggi, lettere e telefonate al cliente;
8. registrare i dati personali del cliente al fine di accelerare le procedure di registrazione in caso di eventuali soggiorni presso l’albergo;
9. tutelare la sicurezza dei clienti e dipendenti per finalità di prevenzione incendi e sicurezza sul lavoro;
10. tutelare e proteggere il patrimonio aziendale (beni mobili e immobili).

La finalità di cui alla lettera a) è riconducibile alla base giuridica del consenso dell’interessato.

I cookie tecnici (ed equiparati) di cui alla lettera b) non necessitano di acquisire il consenso dell’interessato.

Le finalità di cui alle lettere c) e d) sono riconducibile alla base giuridica del contratto di cui l’interessato è parte e/o in esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

La finalità di cui alla lettera e) è riconducibile alla base giuridica dell’obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento secondo quanto disposto in materia di normativa fiscale e di contabilità.

La finalità di cui alla lettera f) è riconducibile alla base giuridica dell’obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamentodi cui all’articolo 109 del R.D. 18.6.1931 n. 773.

Le finalità di cui alle lettere g) e h) sono riconducibili alla base giuridica del consenso dell’interessato.

Le finalità di cui alle lettere i) e j) sono riconducibili alla base giuridica del legittimo interesse del Titolare alla tutela dell’incolumità dei clienti e dipendenti e della protezione del patrimonio aziendale.

Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati avviene mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato attraverso l’ausilio degli strumenti elettronici e/o cartacei.

Il trattamento delle immagini, compresa la loro cancellazione, viene effettuato utilizzando misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza del soggetto interessato cui i dati si riferiscono e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato, in conformità alle prescrizioni dettate dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali con il Provvedimento in materia di videosorveglianza dell’8 aprile 2010 e delle Linee Guida EDPB 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video.

I sistemi impiegati non sono in alcun modo utilizzati come strumento di controllo a distanza dell’attività lavorativa dei dipendenti o dei visitatori e di tutti coloro che a vario titolo svolgono prestazioni lavorative per conto della società (Art. 4 della Legge 300/1970 “Statuto dei Lavoratori”). Le telecamere non sono orientate in maniera da riprendere postazioni di lavoro, rilevatori di presenza (lettori di badge) o aree comuni di ristoro, né collocate in maniera lesiva dei diritti e delle libertà fondamentali dell’individuo.

Per le finalità di cui alle lettere c), d), e), f), i) e j) il conferimento dei dati personali è obbligatorio, in caso di rifiuto l’Hotel non potrà adempiere alle obbligazioni assunte.

Per le finalità di cui alle lettere a), b) e g) e h) il conferimento dei dati personali è facoltativo, in caso di rifiuto l’Hotel non potrà adempiere e/o fornire i servizi richiesti.

Non si adottano processi decisionali automatizzati.

Periodo di conservazione

Il tempo di conservazione dei dati personali per la finalità di cui alla lettera a) saranno conservati per un periodo di tempo necessario all’evasione della richiesta.

Il tempo di conservazione per i dati personali di cui alla lettera b) saranno conservati per il tempo strettamente necessari a svolgere le attività precisate. Alla scadenza i dati saranno cancellati o anonimizzati, a meno che non sussistano ulteriori finalità per la conservazione degli stessi.

In relazione alla finalità di cui alla lettera c) i dati personali forniti verranno conservati per il tempo necessario al fine di gestire la richiesta di prenotazione online.

Il tempo di conservazione per le finalità di cui alle lettere d) ed e) saranno conservati per il tempo necessario al fine di adempiere agli obblighi di Legge, anche fiscali e contabili, e comunque entro e non oltre 10 anni decorrenti dal termine dal rapporto contrattuale con gli interessati, salvo tempi ulteriori nel caso di gestione di contenziosi.

Il tempo di conservazione per la finalità di cui alla lettera f) saranno conservati per il tempo necessario per comunicare i dati del Cliente alla Questura.

Il tempo di conservazione per le finalità di cui alle lettere g) e h) saranno conservati per il periodo di tempo necessario al fine di gestire la richiesta dell’interessato.

Il tempo di conservazione delle immagini e dei video del sistema di videosorveglianza, per le finalità di cui alle lettere i) e j), saranno conservate per un periodo di 24 ore dalla raccolta, al termine di tale periodo i dati verranno cancellati.

Destinatari/categorie di destinatari

I dati personali saranno tutelati con la dovuta riservatezza e non saranno comunicati né diffusi all’esterno se non in forza di specifici obblighi di legge. I dati potrebbero essere accessibili anche ai soggetti esterni coinvolti nell’organizzazione dell’Hotel, a titolo meramente esemplificativo:

• Consulenti di contabilità, legali, società di revisione, banche ed enti assicurativi,
• Società di servizi per la manutenzione dell’infrastruttura alberghiera,
• Società di fornitura servizi internet e posta elettronica,
• Hosting provider,
• Società per l’erogazione di servizi di booking engine e online reception,
• Enti, associazioni, organizzazioni, aziende o privati che organizzano eventi o soggiorni nella struttura,
• Pubblica autorità e Forze di polizia.

I dati non saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

Diritti degli interessati

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i propri diritti, di seguito in elenco, secondo quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 e dalla normativa nazionale in vigore:

• Diritto di accesso: l’’interessato ha il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali. In qualsiasi momento può chiedere l’accesso alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i destinatari a cui i dati personali sono o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati, l’esistenza dei diritti a suo favore, l’origine dei dati e l’eventuale esistenza di un processo automatizzato.
• Diritto di rettifica: l’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Inoltre, ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa. In tal caso il titolare del trattamento avrà l’obbligo di informare ciascun destinatario cui sono stati trasmessi i dati personali sulle eventuali rettifiche.
• Diritto di cancellazione: l’interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e richiedere la cancellazione. Inoltre, qualora i suoi dati sono stati resi pubblici, il titolare provvederà a cancellarli e adotterà misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi copia dei suoi dati personali. L’Hotel adotterà tutte le opportune misure tecniche e organizzative per non disturbarla più.
• Diritto di limitazione di trattamento: qualora l’interessato lo ritenga opportuno, può richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano e limitarne il trattamento in futuro. In tal caso il titolare del trattamento provvederà a comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dai personali le eventuali limitazioni del trattamento, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
• Diritto di opposizione al trattamento: l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano.
• Diritto di revocare il consenso: nel caso di un trattamento basato sul consenso, l’interessato potrà revocare il consenso prestato per il trattamento. Tuttavia, tale atto non pregiudica la validità del trattamento effettuato dal titolare sino a quel momento.
• Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo: laddove l’interessato ritenga che i suoi dati siano stati trattati in modo illegittimo e violino le norme e i principi in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di rivolgersi all’Autorità di Controllo (Garante Privacy) per proporre reclamo, secondo le modalità da quest’ultima definite.

Uso dei cookie

Alcune delle pagine web della “Hotel” potrebbero utilizzare cookies di “terze parti” al fine di aiutare gli utenti a trarre il massimo vantaggio dal web tramite informazioni più centrate sullo specifico profilo dell’utente. L’utente può configurare il suo browser in modo tale da impedire l’installazione dei suddetti cookie.

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